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有效沟通高效工作

 

有效沟通高效工作

 

  在集团公司7 月份总裁例会上,黄见杭总裁明确提出,将“沟通”加入企业文化,标志着双友公司的企业文化正式演变为“感恩、善念、包容、快乐、沟通”。

 沟通有那么重要吗?为什么在企业生存发展最为艰难的时候被公司决策层领导提出来,并要求在方方面面的工作中加以落实应用?为了厘清这些疑问,我们从头认识一遍“沟通”这个词语。什么是沟通?沟通是一种自然而然的、必需的、无所不在的活动,通过沟通可以交流信息和获得感情与思想。在工作、娱乐、居家、买卖时,或者希望和一些人的关系更加稳固和持久时,都要通过沟通交流达到目的。沟通的主要作用有两个:传递和获得信息、改善人际关系。沟通是人类组织的基本特征和活动之一,没有沟通,就不可能形成组织和人类社会,沟通是维系组织存在,保持和加强组织纽带,创造和维护组织文化,提高组织效率、效益,支持、促进组织不断进步发展的主要途径。

 沟通对企业管理发展有何意义?

 对于管理者来说,沟通可以确保下属员工做好工作。通过沟通让下属明白工作目标要求、所要承担的责任、完成工作后的个人利益之后,才能确知做什么、做到什么程度,自己选择什么态度去做。所以,沟通是启发下属工作热情和积极性的一个重要方式。沟通也是下属做好工作的一个保障。只有通过沟通,管理者才能准确、及时地把握下属的工作进展、工作难题,并及时为下属工作中的难题的解决提供支持和帮助。这样有助于下属所开展的工作按照要求,及时、高质量地完成,进而保证整个单位、部门,乃至整个企业的工作协调进行。因此,有效的沟通是提高企业组织运行效益的一个重要环节。

 怎样有效沟通?

 先说与上司之间的沟通。从内容上来说,与上司的沟通分为接受指示和汇报工作。被上司招去接受指示时,首先要明确沟通的内容,也就是此次指示的工作任务,以便作好思想准备;要认真倾听,别因为担心上司可能认为自己理解能力差就不发问,相反,沟通过程中提倡多发问。要特别注意的是,不要在上司作指示时抱怨、发牢骚,也不要在接受指示时与上司争辩,以免因为考虑不周,对问题阐述不清,说服不了上司,反而引起不快。对于自己的疑问,可在上司指示完工作后有条理地提出,征求上司意见。

 向上司汇报工作时,要确认汇报的内容与上司原来的指示、计划和期望相对应,避免文不对题,浪费上司的时间。要学会从上司的角度来看待工作,关注上司的期望,对于上司所关注的问题,应重点详细进行汇报。避免单向的汇报,要主动寻求反馈,让上司对自己所作汇报的内容理解和把握。尽可能客观、准确,不要突出个人,自我标榜,以避免引起上司的反感。对上司做出的工作评价,有不明白之处,必须复述后让上司确认,以获知上司评价的真实意思。

 同级之间的相互沟通,没有权力的支撑,对双方的沟通能力要求更高。在这种情况下,无法借助权力,用“大棒”推进沟通,彼此之间只能通过沟通技巧,才能达到目的。在沟通中,首要要强调的是真诚、坦率。从友好、合作的愿望出发,以大局为重,出于公心,没有不可告人的目的,敢于坚持原则,捍卫自己最重要的权力和利益。要强调必须按照职权和公司规定的“游戏规则”行事,强调任何个人都是值得尊重的,沟通双方有共同目的—把工作做好,并坚信有双赢的解决办法。说话简明扼要,不含糊其词,使对方能准确抓住要点,明白自己的态度和立场。要避免直接针对对方的意见和态度作强硬的批评,选择用建议来表达自己的意见和态度,有不理解、不明确的问题,能直截了当地提出,让对方给予进一步说明。与下属沟通也是管理沟通的重要内容,能否充分有效地进行沟通,会直接影响到企业组织运行的效率。

 下达指令是上对下沟通的一种基本的形式。指令内容,下达的方式、方法不同,可能会有完全不同的效果。在沟通中,要做到态度平等,用词礼貌。多使用“请”、“我们”等用词,避免“你应当怎么样”、“你只能怎么样”、“组织限制你怎么样”等口气下达指令。通过激发意愿,让下属自己承诺,主动请缨,让下属充分理解指令的意义和价值,感到所接受任务的光荣,和他能承担这一任务的自我价值。

 听取下属汇报是管理沟通中最常见的形式,要保证其有效性,首先要有事先时间、地点的约定,让下属做好充分的准备。要注意倾听,让下属感到自己以及自己所承担的工作被领导所重视,同时能在倾听中发现问题。在一般情况下,人们倾向于淡化自己在工作中的失误,尽量把问题缩小,而夸大所取得的成绩,通过倾听可有助于发现下属不愿暴露的问题。多鼓励少插话,防止下属揣摩出你的倾向后,根据你的倾向,有选择地汇报,致使你不能获得全部有效信息。对于下属的汇报,要当场做出评价,该肯定的即时予以肯定,该批评的即时给以批评。恰当地评价下属的工作,要以正面肯定为主,并让下属明白没有肯定,也就是有差距的。但评价表述要区分下属个性,分别对待,针对有些死心眼的人,不足之处必须明言。适时诱导下属,让下属的汇报简明扼要,切中正题。

 在企业管理中,一些管理者倾向于认为下属提出的问题是幼稚的,进而轻视下属的参与意义,或者认为自己对问题已经有了答案,根本不用与下属商讨什么,再或者认为下属要和自己商讨的问题根本就不是下属应当关心的事,不能以诚恳的态度对待。如何与下属商讨问题?首先,要避免高高在上,不平等的心态对待下属,之后,充分为商讨问题做好准备,事先制订好商讨过程的计划提纲,防止跑题,以提高沟通效率;其次,注意多发问,多使用鼓励性的词语,诱导下属讲出自己的真实想法,抓住下属谈话的核心内容和自己想获得的信息。在商讨问题的过程中,如果下属提出与自己不同的看法,要以尽可能快的速度做出反应,尤其是要从下属的角度思考问题,找出下属意见的合理性,并充分认定其合理性。不要把自己置身度外,仅仅作下属工作的评价人,而要紧密地把自己的工作业绩与下属工作的成效关联起来,尽可能让下属产生责任感和使命感,畅所欲言地沟通,交换意见。

 与人交谈一次,比多年闭门劳作更能启发心智,思想必定是在与人交往中产生,而在孤独中进行加工和表达。沟通,是凝聚力量与智慧的的最有效手段,让我们秉承“感恩、善念、包容、快乐、沟通”的文化理念,利用有效的沟通方式,为自己和企业开创全新的发展局面。

 

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